Plan na Nowy Rok: lepsze zarządzanie własnym czasem? Check! – Instytut Kreatorów Przyszłości

Plan na Nowy Rok: lepsze zarządzanie własnym czasem? Check!

Co roku na przełomie grudnia i stycznia przeprowadzam – czasem nawet wbrew sobie – solidne podsumowanie mijającego roku i myślę o tym, co mogę zrobić lepiej w następnym. Jakie są plany, które chciałabym zrealizować, marzenia, które w końcu należałoby zacząć spełniać, cechy i zachowania, które mogłabym zmienić. I chociaż jestem daleka od tworzenia długiej listy noworocznych postanowień – głównie dlatego, że pod koniec lutego, kiedy piszę ten tekst, nie są już aktualne – chciałabym w tym momencie podkreślić to, że wiele naszych planów możemy zrealizować nawet wtedy, gdy doba trwa wciąż niezmiennie jedynie 24 godziny. Jako osoba, która nieustannie robi wszystko, co w jej mocy, by znaleźć więcej wolnego czasu na kolejne aktywności, muszę potwierdzić, że podstawowym kluczem do sukcesu jest odpowiednie zarządzanie własnym czasem. Właściwa organizacja – bez tego się po prostu nie obejdzie, jeśli zależy Ci na tym, by z życia wyciągać coś więcej niż daje szkoła oraz dom.

Czy zarządzania własnym czasem można się nauczyć?

Na pewno właśnie takie pytanie krąży Ci teraz po głowie. Od razu odpowiadam – jasno i klarownie: jak najbardziej. Istnieje szereg metod, które możemy dobrze poznać, dobrać odpowiednio do swoich potrzeb i stosować na co dzień. Chcę Ci dzisiaj przedstawić skrótowo kilka z nich, które mi najbardziej przypadły do gustu: macierz Eisenhowera, metoda ALPEN oraz zasada 60:20:20. Pamiętaj jednak, że sposobów na planowanie czasu jest dużo więcej. Jeśli przedstawione przeze mnie nie przypadną Ci do gustu, możesz dalej studiować temat, aż znajdziesz odpowiednie właśnie dla siebie.

Ustal, co jest ważne oraz pilne – macierz Eisenhowera

„Nie zawsze to, co pilne, jest ważne i nie zawsze to, co ważne, jest pilne” – takie słowa wypowiedział 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych Dwight Eisenhower, stając się jednocześnie ojcem macierzy priorytetów. Do macierzy wpisuje się zadania zróżnicowane pod względem wagi oraz pilności. Ważne są zadania, których brak realizacji grozi poważnymi konsekwencjami. Pilne zadania mają z kolei krótki bądź bliski termin realizacji. Tym samym zadania dzieli się na:

WAŻNE I PILNE WAŻNE I NIEPILNE
NIEWAŻNE I PILNE NIEWAŻNE I NIEPILNE

Do pierwszej ćwiartki zaliczymy zadania naglące oraz opóźnione, a także wybuchające kryzysy. Mogą być to na przykład nieoddane w terminie zadania szkolne, zbliżający się konkurs, do którego trzeba się przygotować czy matura za 100 dni. Im mniej zadań w tej ćwiartce, tym lepiej, gdyż potrafią wywoływać mnóstwo stresu.

Ważne i niepilne to zadania, które chcemy wykonać solidnie, ale nie goni nas termin. Może być to np. przeprowadzenie szczegółowego researchu uczelni wyższych i oferowanych przez nich kierunków, realizacja projektu wymagającego dużych pokładów twórczości czy odpowiednie zaplanowanie sobie tygodnia.

Wśród nieważnych, ale pilnych znajdziemy prośby od kolegów (np. o wytłumaczenie, w jaki sposób należy rozwiązać jakieś zadanie) czy inne obowiązki, które nie wynikają z naszych priorytetów. Nieważne i niepilne to głównie pożeracze czasu. Należy pilnować, by w tej ćwiartce nie spędzać zbyt dużo czasu – chociaż oczywiście każdemu przerwa się należy.

Zaplanuj swój dzień w 15 minut – metoda ALPEN

Tak, to prawda! Tylko tyle minut potrzeba, by zaplanować sobie, jak będzie wyglądał Twój dzień. Sama zaczęłam tę metodą stosować w codziennej pracy – początkiem każdego dnia przy kawie ustalam sobie, co mam do zrobienia w dniu dzisiejszym. Zdaję sobie oczywiście sprawę z tego, że większość Twojego tygodnia jest zaplanowana zgodnie z góry narzuconym przez szkołę planem lekcji, ale na pewno Ci się zdarzyło mieć mnóstwo rzeczy do zrobienia po szkole lub w wolny dzień: od zadań domowych po przygotowanie się na zajęcia dodatkowe. Z tego powodu uważam, że jak najbardziej ta metoda, która z górami nic wspólnego nie ma, może Ci się przydać.

ALPEN to akronim pochodzący od niemieckich słów:

A – Aufgaben, czyli „co mam do zrobienia”

Stworzenie listy zadań to najprostszy sposób, by zaplanować sobie dzień. Taki spis powinien zawierać:

a)     zadania do wykonania w dniu dzisiejszym

b)     zadania niewykonane wczoraj

c)     zadania rutynowe (wykonywane każdego dnia)

d)     zadania na następny dzień

e)     zadania niespodziewane

Tym samym powstaje bardzo długa lista, ale przynajmniej jesteś odpowiednio przygotowany, prawda?

L – Länge schätzen, czyli „ile mi to może zająć”

Określ sobie, ile czasu poświęcisz na wykonanie tego zadania, a nawet nieświadomie będziesz dążył do tego, żeby się wyrobić w terminie. Kto by pomyślał, że nasz mózg tak działa, prawda? Ale właśnie dlatego tak istotne jest, by szacować czas potrzebny na skończenie poszczególnych punktów z listy. Warto jednak zawsze założyć więcej niż mniej, by głowa była spokojna, a nie zestresowana.

P – Pufferzeiten einplanen, czyli „czy mogę mieć czas wolny”

Czas na odpoczynek również możemy sobie zaplanować! Nikt z nas nie jest w stanie pracować bez przerwy, a bez przygotowanego planu wolne będziemy sobie robić zbyt często, rozwlekając wykonanie pojedynczego zadania. Co więcej, bardzo istotne jest, by nie planować całego naszego dnia, gdyż niespodziewane sytuacje mogą nam utrudnić realizację wykonanych rano założeń. Został Ci czas wolny w ciągu dnia? Szczęściarz z Ciebie – teraz możesz robić to, na co masz ochotę: wykonać zadania z wyprzedzeniem, skupić się na rozwoju twórczości i kreatywności czy odpocząć.  

E – Entscheidungen treffen, czyli „co jest dla mnie priorytetem”

Nie da się ukryć, że niektóre zadania są ważniejsze i pilniejsze niż inne. Brzmi znajomo, prawda? Metoda ALPEN w tym obszarze świetnie się łączy z przedstawioną powyżej macierzą – warto je stosować łącznie. Z kolei to, które zadania uznasz za priorytetowe zależy już tylko od Ciebie. Ja lubię najpierw zrealizować te prostsze, które zajmą mi niewiele czasu, by mieć wyrobiony zapas na trudniejsze. Inni z kolei wychodzą z założenia, że lepiej od razu „zjeść tę żabę”.

N – Nachkontrolle, czyli „co udało mi się zrealizować”

Skreślanie wykonanego zadania z listy to zdecydowanie mój ulubiony moment (nawet jeśli gdy skreślę jedno, dopisuję 3 inne). Kontrola dokonywana na koniec dnia pozwala nam sprawdzić, ile zadań wykonaliśmy i sprawdzić, z czym się nie wyrobiliśmy. Łatwiej jest wówczas zaplanować sobie kolejny dzień.

Przygotuj się na rzeczy niespodziewane – zasada 60:20:20

Już wcześniej wspomniałam, że nie możemy planować sobie każdej minuty każdego dnia, bowiem często zdarzają nam się zadania niespodziewane. O tym właśnie mówi zasada 60:20:20, zgodnie z którą 60% czasu powinniśmy poświęcić na zaplanowane aktywności, 20% zostawić na zdarzenia nieoczekiwane, a przez ostatnie 20% dopuścić do głosu indywidualne zachcianki i chęć skupienia się na twórczości kreatywnej. Stosując się do takiej zasady, przygotujesz się na każdą sytuację.

Zarządzanie własnym czasem w życiu codziennym

Przedstawione przeze mnie metody mogą Ci się przydać nie tylko w ramach realizacji szkolnych obowiązków (a później zadań na studiach czy w pracy), ale również do odpowiedniego zarządzania prywatnym obszarem Twojego życia. Potrafię zauważyć, że mi pomagają zachowywać odpowiedni balans między aktywnościami z poziomu zawodowego oraz rozwoju osobistego oraz tym, co po prostu lubię robić – czytać, jeździć na wakacje czy spędzać czas z przyjaciółmi. Na pewno też jesteś w stanie stwierdzić, co jest ważne i pilne, a co może poczekać, stworzyć listę zadań do realizacji w ciągu danego dnia czy zaplanować sobie jedynie 60% dnia.

Czy wykorzystasz przedstawione przeze mnie metody w swoim życiu w 2022 roku? Jeśli przekonałeś się, że to może być dla Ciebie dobre wyjście, trzymam za Ciebie kciuki. A jeśli wciąż nie masz pewności, to życzę Ci powodzenia w poszukiwaniu sposobu, który sprawdzi się właśnie u Ciebie – na pewno taki istnieje.

Asia Kaleta